现代信息技术与博物馆管理有机结合的模式探讨

2022-08-29 14:44:53

博物馆属于采取公益性事业经营模式的社会公共机构,在大众教育、文化艺术及知识服务等方面发挥积极作用。博物馆面临着内外部环境变化的影响,依托现代信息技术,从以往的以博物馆为中心的运营模式,逐步向以受众者为中心的趋势转变,优化博物馆管理的流程与模式及制度,推动博物馆积极适应新时期的发展环境,从而实现自身在社会文化、教育及艺术和历史等资源方面的价值得以充分发挥。

一、现代信息技术概述

现代信息技术是指具备管理与信息处理功能的技术的总称,具备信息的快速识别、采集、储存及检索等功能,信息的处理与使用效率不断提高。现代信息技术通过发挥自身的交互化与多媒体化、高速化等优势特点,推动了各行业的现代化发展进程。

(一)高速化

现代信息技术在信息处理领域的应用价值较高,能够快速处理、检索和使用相应的信息。现代信息技术带动了信息处理与传递速度的提升,也是技术自身高速化特点的直接体现。

(二)多媒体化

在博物馆藏品管理方面引入现代信息技术,利用多媒体技术多样性的信息载体呈现方式,包括影像、图形和文本等形式,全方位地展示藏品,带给受众多感官的刺激,便于受众观察与学习文物展品相关的知识。

(三)交互化

在现代信息技术的发展带动下,人机交互、人与人之间的交互随之增强,在博物馆管理的各领域应用现代信息技术,便于受众直观浏览博物馆藏品信息,更利于达到理想的博物馆管理效果。

二、博物馆管理现状

博物馆在促进国家文明建设与传承历史文化等方面有着积极作用。博物馆的管理范围相对较广,涉及博物馆建设与发展的各个环节。博物馆的业务范畴主要体现在藏品文化传播与教育、文物的保护与研究、文物的征集与保管等方面。博物馆的实质作用是传承藏品相应的历史文化与传播文物所蕴含的信息,帮助受众了解各历史时期的发展。大众的生活水平不断提升,物质需求基本得到满足,对精神层面的追求更加看重,这也为博物馆的现代化发展带来了机遇与挑战。我国博物馆的建设与发展水平仍处于摸索性前进阶段,与国外发达国家存在较大的差距,尤其是在转型发展的重要阶段,博物馆在运营、管理及建设等方面的弊端逐渐显现。而博物馆管理与服务水平的提升,能够带动博物馆在社会教育等职能方面的发挥,也是博物馆现代化发展的工作重点。但受管理理念滞后与管理模式单一等因素影响,博物馆管理形式化与粗放化等问题严重,还需立足发展现状,本着具体问题具体分析的原则进行,采取信息化等先进手段创新管理工作模式,推动博物馆的管理水平不断提升,满足博物馆稳中求进发展的需要。

三、现代信息技术在博物馆

管理中的应用原则

现代信息技术与博物馆管理工作的整合,是指利用信息系统管理各数据信息,实现博物馆管理的全面覆盖。信息化、数字化及智能化是博物馆组织形态和工作模式的重要转型,实行信息化管理手段,对推进博物馆与时俱进发展有着积极意义。但博物馆管理工作与现代信息技术的整合不能主观随意,需遵循以下原则进行。

(一)博物馆数字化建设

依托现代信息技术建立数字化的博物馆,需要从建立数字化的博物馆馆藏、博物馆业务信息、博物馆信息研究、信息传播体系等方面入手,利用计算机管理博物馆的各种信息,减少人为操作的失误。依托互联网技术向世界各地传播博物馆信息,让个体都能够学习、研究、了解信息,同时加强学术交流。

(二)信息的数字化管理

1.业务信息的管理

利用计算机科学管理博物馆的业务信息,将博物馆信息通过网络管理系统上传至国际互联网,打破传统信息传输在空间、时间及地域等方面的限制,便于受众随时随地的浏览与查询博物馆信息,对各地信息交流、相互借鉴研究和共同发展等方面有着积极推动作用。搭建博物馆内部网络,提高管理博物馆信息的水平,尤其是在现代信息技术的发展带动下,可推动博物馆业务信息管理水平与工作效率的提升,推动博物馆逐步向信息化的建设标准靠拢。2.研究信息的管理数字化博物馆的建设,可提高藏品的保护力度,更利于推动博物馆文化的传播。依托现代信息技术呈现博物馆的最新动态,便于受众及时了解与学习博物馆文化。博物馆的馆藏文物类型与数量较多,依托现代信息技术分类陈列与精细管理馆藏文物,更利于提高博物馆陈列的规范化水平。利用互联网技术传播博物馆的信息,不仅利于加强外界与博物馆的交流,更利于夯实博物馆研究工作展开的基础。

四、利用现代信息技术

创新博物馆管理模式

(一)在博物馆管理架构底层,加强馆藏资源的整合优化

馆藏资源是博物馆发展的根基,也是博物馆价值形成的根源。因此,对馆藏资源的管理模式创新应更加重视。受众通过网络能够便捷地搜索到丰富的文物信息,但不会削弱实际文物的吸引力,这是馆藏文物的价值与魅力所在,也是博物馆时刻保持较强影响力与号召力的主要原因。馆藏资源是博物馆管理的基础层,要想优化馆藏资源的管理模式,博物馆需紧跟时代发展步伐,加强实践经验总结。本着引进来的原则,借鉴先进的做法和优秀的经验,积极探索与信息技术改造和互联网传播背景高度契合的管理模式,从以往受时间等各种因素限制的实物资源,逐步向不受各种因素限制的数字资源转变,从以往的被动价值效应,逐步向主动价值效应的趋势过渡。需做到以下几点:

1.数字化处理馆藏资源

数字化处理动画、文字和视频等资源,依托信息技术平台实现资源的整合优化,从以往的博物馆实物管理模式,逐步向虚拟管理的内容和工作模式转变。在管理工作方面,将不同对象与空间嵌入信息技术平台内,自动取消以往的开闭馆时间限制,受众可通过平台的功能模块操作,或是借助 V R 等新型设备,随时随地“参观”博物馆,在虚拟架构中整合以往在各展区分散的馆藏资源,用户在网上进行体验,可消除以往在馆内参观的时间紧迫感与环境的压迫感。

2.资源扩充性的整合

博物馆数字化与信息化管理的对象多样化,不能仅限于对博物馆资源单一对象的“底层”管理架构的建立,应当与网络版的博物馆进行区分,逐步拓展数字化管理的视域,实现数字化管理创新效应的充分拓展和发挥。“底层”架构的建立,实质上属于资源收集与整合的平台,还需在现代信息技术的发展带动下对数字化博物馆平台进行容量拓展,将以往不存在现实博物馆空间的藏品,包括不可移动建筑、自然界古迹及私人收藏等藏品,逐步融入收藏范围,将分散的资源切实整合到博物馆资源库内,规避藏品移动中遭受破坏的可能,同时促使馆藏资源更加丰富。

(二)在博物馆管理架构中层,加强管理职能的转变

在以往的博物馆管理工作中,管理人员主要围绕馆藏资源的工作重心,展开后勤管理、登记管理、办公管理和行政管理等工作。以管理人员为对象构建博物馆管理架构中层,即内部职能层,可带动博物馆服务价值的逐步提升。

1.传统管理的职能及弊端

传统管理的职能及弊端,主要体现在以下几个方面:

一是教育职能。从博物馆的教育服务价值入手分析,主要将提供讲解说明、维持参观秩序及保护藏品安全作为管理人员的工作重点,这样的教育形式,普遍存在实效性与针对性不足的问题。

二是收藏职能。收藏也是博物馆的基本职能,博物馆在藏品管理的过程中,涉及藏品的出入库、登记及注销等环节,同时申请的次数有限,不利于藏品与管理岗位价值的充分体现。

2.管理职能转型

引导传统型管理人员紧跟时代发展步伐,树立终身学习意识,逐步向专家型管理人员过渡,全面提升管理人员的专业知识技能水平、专业管理素养和信息素养水平。在此基础上,将管理岗位职能向信息技术平台转移,涉及后勤智能化、办公自动化及财务信息化等方面,配合“底层”的数字化资源整合优化,为研究者、参观者等受众提供完整和真实的信息参照,以此实现管理职能的充分发挥。

(三)在博物馆管理架构顶层,加强用户关系处理

博物馆参与受众的限制相对宽泛,但随着现代信息技术的深度融入,新的参与关系逐渐形成,将参与受众作为博物馆管理的重要对象,有利于实现博物馆服务价值的最大化。博物馆管理架构顶层也是指外部服务管理层,管理者针对的对象不再是以往进馆的参观者,依托信息技术所构建的平台受众,将逐步成为“常态化”的服务对象。

1.顶层管理架构涉及的管理模式

顶层管理架构涉及的管理模式,主要体现在以下几个方面:

一是线上线下结合的管理模式。从依托信息技术搭建的博物馆资源供给架构入手分析,线上线下资源普遍存在信息不对称与时空维度错位等问题,线上用户访问博物馆,直接呈现博物馆的丰富资源。线下参观者进馆主要按照一定的时间要求,并在博物馆指定的空间内进行参观。要想确保线上线下资源的一致性,在管理方面还需根据线下的变化情况,及时调整线上的信息。如实物馆藏外出参展,线上的浏览服务需及时做出馆藏状态的提醒。

二是人工与智能结合的管理模式。人工智能等现代信息技术的运用,增强了人机互动,智能机器人可以从事传统的人工引导、解说等基础性和重复性的工作,管理成本得以节约,管理质量和效率得以持续改进。人工智能技术的应用,将管理人员从传统的工作模式与观念中解脱出来,使其在其他管理范围内投入更多的精力与时间。同时,传统人工操作模式的灵活性、适用广泛性等方面的优势特征也是智能管理模式不能比拟和无法取代的。因此,采取人工联合智能、无偿服务联合有偿服务的管理模式,更利于推动博物馆的健康稳定发展。博物馆为了确保发展资金充足,逐步开展了商业经营活动,采取智能无偿联合人工有偿的管理方式,更利于实现资源的整合优化与高效利用。

2. 统一用户相关的公共服务

博物馆提供的公共服务内容,体现在以下几个方面:

(1)官方网站。官网是博物馆与公众在线上连接的窗口,是介绍馆藏各项信息的平台,更是整合博物馆资源面向用户的统一门户。线上用户可在官网观看与收藏喜欢的藏品,可用于查看用户自己的购物和参观等行为记录信息,同时具备游戏与反馈、教育等互动的功能模块。

2)参观预约。用户可在线上提前预约入馆参观的时间,可在移动智能终端设备上登录预约系统。用户在预约系统上可查询自己的参观记录。博物馆作为预约系统和规则的制定者,需加强规范用户的预约行为,限制爽约次数,从而为更多的受众入馆参观提供机会。

(3)教育活动及讲座预约。博物馆面向公众开设的各项展览、讲座和教育等活动,可在线上向公众进行通知,受众可登录报名系统进行活动报名。

(4)移动购票。开通自助购买电子票服务,能够提高工作效率,节省人力物力,观众可通过扫码的方式,完成购物、支付、验票等环节,入馆参观的流程更加优化,参观的便利度提高。

(5)导览。采取人工讲解与自助导览结合的服务模式。参观者可通过二维码、APP、导览机与小程序等方式,自行在参观展览时聆听讲解。

(6)会员制。通过打造会员体系,用户在消费、讲座聆听、线上互动和参观等活动中,可获得多项积分与会员等级升级,便于博物馆提供相对精准的服务。

3. 功能设计

统一用户中心的核心是应用功能多样化,主要体现在以下几方面:

1)用户信息管理。统一管理个人或团体的用户账号等基本信息,个人用户信息涉及身份证号、姓名、联系方式和学历等基本信息、扩展信息。团体用户信息涉及团体名称、统一社会信用代码和联系方式等信息。同时,包括支付宝与微信等第三方平台的用户 ID。

2)第三方平台接入。引入微博、微信等第三方平台的快捷登录方式,具备用户I D 的绑定与解绑等功能。

3)登录与退出。统一认证各业务系统,提供密码与短信等多种注册认证方式。统一管控用户账号权限,根据用户账号开通的业务系统权限关系,控制进入各系统与各模块进行访问等方面的权限。

4)用户审计功能。通过用户登录审计的做法,确保系统的安全可靠性。通过用户验证审计的方式,加强对用户身份的监控。通过审计规则定义的方式,促使系统审计协议更加规范合理。

(5)角色管理。通过用户角色管理的方式,对博物馆活动爽约频繁的用户,限制其进入系统进行预约与访问的操作行为。

(6)数据分析。分类统计不同性别与地域等属性的用户,统计各平台用户的点击量与访问量,可视化统计用户的转化率与留存率,统计不同页面的访问时间和次数。

五、博物馆管理在信息时代的发展趋势

(一)网络化办公

依托现代信息技术搭建博物馆内部的信息平台,便于馆内员工进行交流与汇报工作,打破各部门间的信息孤岛,建立沟通顺畅的渠道。

(二)数字化检票

博物馆入口安装计数系统,记录进入馆内参观者的数量等信息,便于统计与游览秩序维护等管理工作的便利性展开。

(三)数据化档案管理

数据化管理馆内的各类档案,带动博物馆档案保管能力的提升。设置藏品综合管理系统,提高文物保管与档案资料查阅等工作的便利度。

(四)科技化展陈

在展陈设计方面凸显博物馆的特色。依托精品文物和历史背景、数字化呈现展陈场景,增强展陈的趣味性与科技感,利用文物研究展现科普价值。为各类文物制定有针对性的展陈保护措施,带动群众文物保护意识的强化。

(五)加强规划设计

博物馆的数字化管理建设,存在工程周期长、投入大及建设内容繁杂等特点,做好前期的规划设计工作,在顶层总体规划的基础上,严谨展开工程设计,积极引入先进的管理方法、观念及模式,加速博物馆的现代化发展进程。博物馆在发展进程中,需紧跟外部环境的变化趋势,依托现代信息技术加强内部管理条件的调整,走互联网 + 博物馆管理的发展道路,实现信息技术在信息管理、档案管理及用户管理等方面的全面渗透,支撑博物馆更快更好地发展,打破传统管理的困境与瓶颈。

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来源:河南博物院院刊